10 bước để lấy chứng chỉ ISO 9001: 2015 thành công.
Bất kể quy mô tổ chức hay loại sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp thế nào, việc đạt được công nhận ISO 9001 có những lợi thế to lớn sẽ giúp bạn quản lý tổ chức tốt hơn, đồng thời thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục. Việc được công nhận ISO 9001 không chỉ là một niềm tự hào mà doanh nghiệp của bạn có thể nhắc đến, mà còn xác định một khuôn khổ và cấu trúc vững chắc dựa trên các nguyên tắc quản lý, điều này không chỉ cho phép công ty hoạt động hiệu quả mà còn thúc đẩy cải tiến liên tục về mọi mặt.
Để hỗ trợ bạn bắt đầu triển khai ISO 9001: 2015 và đạt được chứng nhận, chuyên gia IMI sẽ mô tả 10 bước giúp bạn quản lý quy trình này một cách hiệu quả.
- Xác định lý do tại sao bạn muốn được công nhận ISO 9001
Nếu tổ chức của bạn quyết định đăng ký chứng nhận ISO 9001 chỉ đơn giản là vì một số khách hàng của bạn yêu cầu nó hoặc vì một người nào đó trong ban quản lý cho rằng đó có thể là một ý tưởng hay, thì nguyên nhân này vẫn không đủ tốt và có thể dẫn đến thất bại.
Để việc triển khai ISO 9001 thành công, điều quan trọng là các cấp lãnh đạo cao nhất phải hiểu ISO 9001 và những lợi ích thực sự mà nó có thể mang lại đứng trên quan điểm kinh doanh và hiệu quả kinh doanh tổng thể sẽ được cải thiện bằng cách triển khai Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) như thế nào. Trên thực tế, phiên bản năm 2015 của tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất thể hiện cho tất cả các bên quan tâm thấy rằng tổ chức rất cam kết với tiêu chuẩn chất lượng.
Các động lực chính để triển khai QMS thường bao gồm nâng cao nhận thức về hiệu suất của các quy trình chính, nhu cầu cải tiến liên tục và đáp ứng bất kỳ yêu cầu cụ thể nào của khách hàng.
2. Sở hữu một bản sao của tiêu chuẩn
Bạn sẽ cần mua một bản sao của tiêu chuẩn để xác định các yêu cầu chính xác. Tiêu chuẩn ISO phổ biến cho tất cả các ngành, do đó không cần phải tìm kiếm một lĩnh vực cụ thể. Nếu quốc gia của bạn có cơ quan quản lý tiêu chuẩn, thì có khả năng có một phiên bản ISO 9001 dành riêng cho quốc gia của bạn. Những tiêu chuẩn này thường sử dụng tiêu chuẩn ISO làm cơ sở, nhưng có thể có một số thay đổi nhỏ để phục vụ cho các luật cụ thể.
Mặc dù việc được công nhận theo tiêu chuẩn ISO của một quốc gia sẽ không gây ra vấn đề gì nếu bạn chỉ hoạt động ở quốc gia đó, nhưng điều đó có thể không được chấp nhận nếu phạm vi hoạt động của tổ chức bạn là ở đa quốc gia. Trong trường hợp đó, tiêu chuẩn của một quốc gia này có thể không được chấp nhận ở một quốc gia khác và khách hàng có thể yêu cầu bạn phải được chứng nhận theo tiêu chuẩn của quốc gia của họ hoặc tiêu chuẩn ISO gốc. Nếu vấn đề này tồn tại trong doanh nghiệp của bạn, bạn cũng cần phải cẩn thận trong việc lựa chọn tổ chức chứng nhận mà bạn sẽ sử dụng, vì họ sẽ được công nhận để chứng nhận các công ty theo các tiêu chuẩn cụ thể.
3. Định nghĩa chiến lược
Bước đầu tiên trong quá trình triển khai thực tế là để lãnh đạo cao nhất xác định và viết một tài liệu chính thức chứa Chính sách và Mục tiêu Chất lượng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Các yêu cầu của chính sách chất lượng phải có thể đo lường được để bạn có thể chứng minh những cải tiến liên tục.
4. Lập kế hoạch nguồn lực
Các nguồn lực cần được cung cấp sẵn và thiết lập các mốc thời gian thực tế để đảm bảo rằng QMS có thể được thực hiện trong một thời gian hợp lý. Các trách nhiệm phải được chia sẻ trong tổ chức và vì những người quản lý cao nhất chịu trách nhiệm cuối cùng, sẽ tuyệt vời hơn nếu họ cũng phải chịu trách nhiệm về một số chức năng trong QMS. Mặc dù tiêu chuẩn ISO 9001 không yêu cầu một kế hoạch thực hiện dự án chính thức, nhưng đây là một phương pháp hợp lý để xác định nhu cầu và kiểm tra tiến độ thực hiện.
Bạn có thể quyết định triển khai QMS bằng cách sử dụng các nguồn lực nội bộ, thuê chuyên gia tư vấn hoặc sử dụng hệ thống phần mềm như MyEasyISO. Mỗi cách tiếp cận này đều có ưu và nhược điểm riêng. Khi sử dụng MyEasyISO, lợi ích chính là giảm thời gian và công sức cần thiết, do đó sẽ dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể. Điều này không chỉ áp dụng cho việc triển khai ban đầu mà còn cho quá trình bảo trì hệ thống tiếp theo.
Trong khi hệ thống được phát triển, kế hoạch triển khai dự án cần được quản lý cấp cao xem xét thường xuyên.
5. Xác định các quy trình của bạn
Yêu cầu chính của IS0 9001 là bạn cần phải tuân theo cách tiếp cận dựa trên quy trình. Để làm được điều này, bạn cần mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong tổ chức của bạn. Một bản đồ quy trình đơn giản cụ thể cho công ty của bạn có thể được sử dụng để phục vụ mục đích này.
Đối với mỗi quy trình chính, bạn nên xác định các biện pháp kiểm soát, tài nguyên, hồ sơ và tài liệu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu. Xác thực bản đồ quy trình này trên toàn bộ doanh nghiệp để đảm bảo không có bất kỳ tương tác hoặc khu vực nào bị bỏ sót. Bản đồ quy trình này cần được sử dụng, xem xét và cập nhật trong tất cả các giai đoạn thực hiện và cuối cùng phải được đưa vào Hệ thống chất lượng.
6. Nhu cầu đào tạo
ISO 9001 yêu cầu cần phải xác định rõ nhu cầu về nhận thức, năng lực và đào tạo đối với nhân viên thuộc phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng. Điều này sẽ yêu cầu đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài. Có rất nhiều khóa học và hội thảo có sẵn để đáp ứng những nhu cầu này. Một lời khuyên dành cho bạn là không nên đợi cho đến khi Hệ thống quản lý chất lượng được phát triển và thực hiện đầy đủ mới bắt đầu đào tạo.
Nhân viên cần nhận thức được những gì đang xảy ra, nó sẽ ảnh hưởng đến công việc của họ như thế nào và hậu quả của việc không tuân thủ sẽ như thế nào. Việc đào tạo về các khía cạnh này nên bắt đầu thà sớm còn hơn là muộn, vì điều này sẽ giúp quá trình triển khai thực tế dễ dàng hơn.
Bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn sẽ chứng minh được hiệu quả của việc đào tạo, vì vậy hãy suy nghĩ về cách có thể đạt được điều này.
7. Xây dựng tài liệu
Chứng chỉ ISO 9001: 2015 yêu cầu phải có tài liệu kiểm soát về Phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng, Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng và Thủ tục để kiểm soát các quá trình thuê ngoài.
Mặc dù bốn loại tài liệu này được yêu cầu cụ thể bởi ISO 9001: 2015, nhưng sẽ có một số tài liệu khác được tổ chức cho là cần thiết. ISO 9001 cũng yêu cầu phải lưu giữ nhiều loại hồ sơ khác nhau. Khi phát triển tài liệu, tôi khuyên bạn hãy tạo điều kiện để có sự tham gia của những nhân viên cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm duy trì tài liệu và hồ sơ.
Khi sử dụng MyEasyISO để thực hiện ISO 9001: 2015, bước này trở nên rất dễ dàng vì tất cả các tài liệu và hồ sơ yêu cầu đã được xác định trong phần mềm. Lúc này, việc cần làm chỉ đơn giản là hoàn thành các mẫu được cung cấp với dữ liệu cụ thể của công ty bạn.
8. Thực thi QMS
Khi hệ thống quản lý chất lượng đã được phát triển, nó nên được thực thi. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hai bước này không nhất thiết phải chạy nối đuôi nhau, tức là bạn không nhất thiết phải phát triển hệ thống hoàn chỉnh trước khi triển khai. Khi bạn hoàn thành việc phát triển các phần nhất định, hãy bắt đầu đào tạo và thực hiện nó ngay lập tức, trong khi quá trình phát triển các phần khác vẫn tiếp tục.
Làm theo cách này, bạn sẽ rút ngắn thời gian tổng thể của dự án. Một lợi thế khác là bạn sẽ bắt đầu lưu trữ hồ sơ sớm hơn và sẽ có thể nhanh chóng xác định bất kỳ khu vực nào hoạt động bất thường, hoặc xác định các lỗ hổng nếu có.
Việc thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn phải được kiểm tra bằng cách thực hiện đánh giá nội bộ. Bạn nên làm cho quy trình đánh giá nội bộ trở thành một trong những quy trình đầu tiên được thực hiện, kết hợp với việc phát hiện các trường hợp không tuân thủ và hành động khắc phục. Việc xem xét của ban quản lý cũng có thể được thực hiện để đảm bảo tính đầy đủ, phù hợp và hiệu quả của hệ thống, mặc dù điều này chỉ có ý nghĩa khi hệ thống đầy đủ đã được triển khai và chạy trong một thời gian.
9. Đánh giá trước khi kiểm toán
Mặc dù đây không phải là yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, nhưng cuộc đánh giá trước khi tổ chức chứng nhận thực hiện sẽ cho phép bạn xác định bất kỳ khoảng cách nào giữa các yêu cầu của tiêu chuẩn và các quy trình hiện có của bạn. Việc đánh giá này có thể được thực hiện ở bất kỳ giai đoạn nào, tuy nhiên đây không phải là một phần của quá trình chứng nhận.
10. Được chứng nhận
Bạn cần xác định và liên hệ với tổ chức chứng nhận được công nhận trên toàn quốc để thực hiện chứng nhận thực tế. Nếu có thể, hãy chọn một tổ chức có kinh nghiệm trong ngành của bạn vì họ sẽ có thể chia sẻ kinh nghiệm mà họ đã có với các công ty tương tự.
Chứng nhận ban đầu được thực hiện trong hai giai đoạn. Giai đoạn đầu tiên là xem xét tài liệu và mức độ sẵn sàng, thường được thực hiện tại chỗ. Giai đoạn thứ hai bao gồm đánh giá thực tế và chứng chỉ được công nhận sẽ được trao khi hoàn thành thành công giai đoạn này.
Quy trình 10 bước để lấy chứng chỉ ISO 9001 của IMI sẽ hỗ trợ đắc lực để bạn vạch ra lộ trình chinh phục chứng nhận này một cách dễ dàng hơn. Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn hãy liên hệ ngay hotline 091 653 1957 của IMI.
IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu.
Chúng tôi cam kết:
Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.
Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.