5 Bí Kíp Lãnh Đạo Giúp Tổ Chức Bùng Nổ Trong Kỷ Nguyên Bình Thường Mới
Trong blog của tháng trước, chúng tôi đã thảo luận về những lợi ích của hình thức làm việc trực tuyến (từ xa). Tuy nhiên, giống như với hầu hết mọi thứ, một đồng xu luôn có hai mặt.
Hình thức làm việc tại nhà có thể khiến nhân viên của bạn dễ mắc phải các vấn đề về sức khỏe tinh thần, đặc biệt là kiệt sức, do sự cô lập và ranh giới mờ mịt giữa nghề nghiệp và cuộc sống cá nhân. Sự tự cô lập này được khuyến nghị ở nhiều khu vực (và vẫn là bắt buộc ở một số khu vực), và đây là nguyên nhân chính có nguy cơ cao khiến mọi người cảm thấy chán nản và kiệt sức, đặc biệt là đối với những người hướng ngoại, những người thường được cung cấp năng lượng từ sự tương tác giữa con người với nhau.
Một yếu tố quan trọng khác đó là ranh giới mơ hồ giữa công việc, gia đình, việc nhà và cuộc sống cá nhân. Nhiều người cảm thấy rằng vì làm việc ở nhà mọi lúc nên họ thực sự làm việc nhiều giờ hơn so với khi họ ở văn phòng. Đặc biệt là trong thời gian giãn cách này, khi lũ trẻ và gia đình ở trong nhà thường xuyên hơn, trách nhiệm của chúng ta thực sự không có giới hạn, và có cảm giác như chúng ta có thể làm việc 16 giờ một ngày.
Do đó, phải làm việc tại nhà và giải quyết tất cả các vấn đề nêu trên, cộng với cảm giác áp lực rằng chúng ta phải làm việc hiệu quả như khi chúng ta đang ở văn phòng, điều đó có thể khiến nhân viên kiệt sức và giảm năng suất, điều này cũng trở nên bất lợi cho hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
Hơn bao giờ hết, trong thời điểm đầy thách thức này, các doanh nghiệp sẽ cần phải duy trì và trong một số trường hợp sẽ phải tăng năng suất, mục tiêu doanh thu và các sản phẩm khác để tồn tại và phát triển. Vì vậy đây là lúc mà khả năng lãnh đạo hiệu quả là rất quan trọng.
Nhưng các nhà lãnh đạo phải làm cách nào để có thể giúp đội ngũ của họ duy trì sức khỏe tinh thần và duy trì năng suất trong cuộc sống “Bình thường mới” này?
Dưới đây là 5 điều mà các nhà lãnh đạo tài ba cần làm:
1. Có cam kết và chính trực
Nếu bạn đã quen thuộc với Tiêu chuẩn quản lý ISO, bạn sẽ biết rằng điều khoản thứ 5 nói về Lãnh đạo và Cam kết. Điều khoản này yêu cầu ban lãnh đạo cam kết thực hiện hiệu quả hệ thống quản lý kinh doanh và nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng cho việc quản lý con người một cách có hiệu quả.
Vì vậy, là một nhà lãnh đạo, bạn cần phải cam kết và làm gương cho nhân viên. Bằng cách thể hiện cam kết với tổ chức và các nguyên tắc của tổ chức, bạn phải làm gương đồng thời chỉ ra các phương pháp hay nhất để duy trì năng suất và thiết lập các trách nhiệm cũng như nhiệm vụ ngay cả khi làm việc tại nhà. Vì hầu hết các tổ chức đều có cách tiếp cận quản lý từ trên xuống, điều đó có nghĩa là nếu những người đứng đầu không tích cực, các thành viên còn lại trong đội ngũ cũng sẽ không có được nguồn năng lượng tốt nhất để làm việc.
2. Có tổ chức
Bạn phải biết quản lý thời gian, nhiệm vụ của mình, phải tập trung vào các ưu tiên hàng đầu vàquản lý nhân viên của bạn. Một nhà lãnh đạo có tổ chức phải biết chính xác những gì họ muốn đạt được và những gì đang được mong đợi từ một người nào đó trong nhóm của họ. Đặc biệt người lãnh đạo cũng nên biết lịch trình mong muốn của nhân viên là như thế nào.
Như vậy, bằng cách quản lý thời gian và nhiệm vụ một cách hợp lý, thiết lập các ưu tiên và có mục tiêu đã được xác định rõ ràng cho doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo có thể chỉ dẫn cho đội ngũ vượt qua những thời điểm bất ổn này và giúp họ có tổ chức cũng như có hiệu quả hơn trong các nhiệm vụ của riêng mình.
Hiện nay, có nhiều công cụ có thể giúp bạn trở nên có tổ chức hơn. Ví dụ, Notion hay Jira là một trong những công cụ mà chúng tôi sử dụng để quản lý các dự án khách hàng của mình.
3. Giao tiếp có hiệu quả
Đây có lẽ là một trong những đặc điểm quan trọng nhất để trở thành một nhà lãnh đạo tài ba. Việc thực hiện đầy đủ các Tiêu chuẩn Quản lý ISO giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả các thông tin kinh doanh quan trọng đều có thể truy cập, được văn bản hoá và được người trong tổ chức nắm rõ.
Và điều quan trọng là phải truyền đạt kết quả bạn muốn đạt được là gì và khi nào bạn cần đến nó. Bằng cách này, bạn cũng có thể giúp nhân viên của mình trở thành người có tổ chức. Từ đó họ sẽ biết chính xác bản thân phải làm gì và làm khi nào để có thể bắt đầu quản lý thời gian của họ giữa trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm nghề nghiệp.
Thêm vào đó, khi mọi người đang làm việc tại nhà, điều bắt buộc là phải giữ cho mọi người luôn được “thông báo”. Một số điều quan trọng cần được truyền đạt cho nhân viên của bạn đó là tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu, kỳ vọng và lịch trình của bạn.
Một điều quan trọng khác cần bàn tới đó là cập nhật chung về công ty và những gì mà các nhà lãnh đạo đang cố gắng thực hiện hoặc đạt được nói chung. Giao tiếp luôn có hai cách – lắng nghe phản hồi, đưa ra ý tưởng và liên tục cải tiến – việc “động não” đưa ra giải pháp hoặc ý tưởng tốt nhất không chỉ tuyệt vời về mặt kỹ thuật, mà đối với nhân viên của bạn, cảm giác được lắng nghe và được đưa ra ý kiến cũng rất quan trọng.
4. Tin tưởng người của bạn
Là một nhà lãnh đạo, bạn không có trách nhiệm quản lý vi mô. Không cần phải gọi nhân viên làm việc ở nhà mỗi giờ để kiểm tra tình hình của họ, không phải hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện công việc và liên tục nhắc nhở họ về nhiệm vụ của mình.
Thay vào đó, là một nhà lãnh đạo, bạn nên tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ cấp cao, tập trung thời gian vào các trách nhiệm cao hơn và việc đạt được các mục tiêu kinh doanh. Trong hệ thống quản lý của bạn cần có các quy trình và thủ tục xác định về cách thực hiện công việc.
Là một nhân viên, không có cảm giác nào tuyệt vời hơn cảm giác được cấp trên và các giám đốc tin tưởng. Và đương nhiên họ sẽ đền đáp niềm tin đó bằng cách thực hiện tốt và mang lại kết quả vượt ngoài mong đợi, vì họ không muốn lạm dụng sự tin tưởng. Từ đó chắc chắn sẽ luôn có một mối quan hệ tôn trọng lẫn nhau khi bạn hoàn toàn tin tưởng một ai đó.
5. Luôn sẵn sàng và khuyến khích
Có một câu nói đã thay đổi hoàn toàn quan điểm của tôi về lãnh đạo.
“Người ta sẽ không quan tâm là bạn biết được bao nhiêu cho đến khi họ biết rằng là bạn quan tâm đến mức nào.”
Khi không gặp mặt nhau trong một thời gian dài, chúng ta có thể không biết điều gì đã xảy ra với họ.
“ Hãy lắng nghe, đừng phán xét ”
Hay như một câu tục ngữ cổ đã nói rằng: “Một câu trả lời nhẹ nhàng làm tan biến đi cơn thịnh nộ, một câu trả lời gay gắt làm tăng cơn giận.”
Vì vậy, điều quan trọng đối với một nhà lãnh đạo là biết tạo ra một môi trường an toàn, nơi mọi người có thể đến với bạn và sẽ có được cảm giác thoải mái. Hãy cho họ biết rằng bạn quan tâm đến các vấn đề về cuộc sống và hạnh phúc của họ.
Và thật tuyệt nếu bạn có thể cung cấp giải pháp cho vấn đề của họ. Nếu bạn không làm được, điều đó không sao, đó không phải là trách nhiệm của bạn. Tuy nhiên, hãy nói rõ với họ rằng bạn luôn quan tâm và sẽ rất sẵn sàng nếu họ cần bạn. Hơn nữa, nếu bạn muốn có một đội ngũ hoạt động và đạt được kết quả như mong muốn, tốt nhất là bạn nên bắt đầu xây dựng một mối quan hệ thật tốt với người của mình.
Tại IMI, chúng tôi tự hào rằng các giám đốc của chúng tôi đang làm việc chăm chỉ để đảm bảo an toàn và sức khỏe cho đội nhóm của chúng tôi. Họ đảm bảo rằng mọi người đều được cập nhật tình hình và chính sách hiện tại, luôn sẵn sàng tham vấn nếu cần. Họ làm việc chăm chỉ và thúc đẩy mọi người cùng làm việc chăm chỉ, đồng thời luôn cam kết với hệ thống quản lý đang vận hành trong công ty của chúng tôi.
Công ty và nhân viên của bạn không phải lúc nào cũng cảm thấy dễ dàng trong việc chăm sóc bản thân. Các quản lý cấp cao của chúng tôi có thể hoạt động hiệu quả nhờ vào sự trợ giúp của việc triển khai hệ thống quản lý hoàn thiện vốn là xương sống của tổ chức. Thực tế có nhiều lý do tại sao hệ thống được tạo ra, và lý do chính là để giúp các nhà lãnh đạo điều hành công việc kinh doanh một cách hiệu quả, cũng như cung cấp mọi thông tin rõ ràng cho tất cả những ai cần thiết tham khảo nó.
Hy vọng nội dung bài viết này sẽ khiến cho bạn cảm thấy tự tin và hiểu rõ hơn những việc một nhà lãnh đạo tài ba cần làm để luôn truyền lửa cho đội ngũ của bạn, bất kể họ đang làm việc tại cơ quan hay từ xa.
Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn cách áp dụng hệ thống quản lý cho phù hợp với xu hướng làm việc trong thời kỳ bình thường mới cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay hotline 091 653 1957 của IMI.
IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu.
Chúng tôi cam kết:
Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.
Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.