6 Việc Cần Làm Sau Khi Đạt Chứng Chỉ ISO

Mặc dù chứng chỉ ISO rất quan trọng đối với doanh nghiệp và là một niềm tự hào khi đạt được, nhưng việc áp dụng các chiến lược cần thiết để đưa công ty của bạn lên một tầm cao mới có thể vẫn là một cuộc hành trình dài hơi và khó khăn. Cũng giống như bất kỳ doanh nghiệp nào, quá trình lập kế hoạch không khó bằng giai đoạn thực hiện. Một lưu ý quan trọng rằng, cấp lãnh đạo sẽ đảm nhận các giai đoạn lập kế hoạch và dựa vào nhân viên để thực hiện kế hoạch của họ. Nếu đội ngũ quản lý không chuyển tiếp thông tin một cách súc tích, sai lầm rất dễ xảy ra.

Phải làm gì sau khi nhận được chứng nhận

Nhận được chứng chỉ ISO có nghĩa là công ty của bạn đang thực hiện các bước đúng đắn để đạt được và duy trì mức độ xuất sắc cao. Tuy nhiên, chứng nhận yêu cầu bạn phải tiếp tục phấn đấu để cải thiện và theo kịp nhu cầu hiện tại của khách hàng. Cần phải giữ cho công ty của bạn cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của nhân viên và khách hàng của bạn. Mặc dù bạn có thể có những kế hoạch tốt nhất trên giấy, nhưng những kế hoạch như vậy có thể đi chệch hướng nếu bạn không phát triển một chiến lược thực hiện hiệu quả.

Cải tiến liên tục

Nhân sự phải hiểu nhiệm vụ hàng ngày của họ liên quan như thế nào đến tầm nhìn của công ty. Nếu nhân viên hiểu rằng họ đã góp phần to lớn vào việc hoàn thành các mục tiêu của công ty, họ sẽ làm việc siêng năng để đạt được các mục tiêu này. Đừng mong đợi nhân viên của bạn thực hiện một số nhiệm vụ mà không đưa ra cho họ một bộ chỉ tiêu và mục tiêu rõ ràng. Khi người lao động hiểu rằng họ đang làm việc như một nhóm để đạt được một cột mốc chung cụ thể, việc cộng tác sẽ hiệu quả hơn. Làm việc nhóm là vô cùng quan trọng trong sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bên cạnh việc đầu tư vào trang thiết bị cần thiết để thực hiện công việc của mình, bạn cũng phải đầu tư vào nguồn nhân lực.

Hãy tham vấn thêm các chuyên gia để có thể tận dụng tối đa công nghệ sẵn có nhằm tối đa hóa lợi nhuận và cắt giảm chi phí của bạn. Quá trình này đòi hỏi phải giải quyết các vấn đề sau:

• Cải thiện cấu trúc nội bộ của công ty để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất
• Đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng
• Đặt ra những tiêu chuẩn cao hơn để vượt qua giới hạn năng suất hiện tại
• Tuân thủ các tiêu chuẩn trong ngành của bạn

Xác định các ưu tiên của bạn

Cải tiến liên tục sau khi đạt chứng nhận ISO không đòi hỏi phải cải tiến mạnh mẽ trong tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Có lẽ sẽ là viển vông nếu mong đợi một tổ chức cải thiện tất cả các bộ phận của mình trong một thời gian ngắn. Xét thấy rằng mọi cải tiến đều cần có sự cam kết về kinh phí và các nguồn lực khác từ ban điều hành, các tổ chức phải thực hiện một số nghiên cứu nghiêm ngặt trước khi xác định các ưu tiên của mình. Ban quản lý sẽ ưu tiên mọi cải tiến sau khi cân nhắc và xác định các lĩnh vực sẽ được hưởng lợi từ các khoản đầu tư đó.

Trong khi thời gian xác định các khía cạnh cần cải tiến của doanh nghiệp, bạn cũng có thể dựa vào:

• Mức độ hài lòng của khách hàng
• Khiếu nại và phản hồi của khách hàng
• Nghiên cứu và phân tích thị trường nghiêm ngặt
• Đầu vào từ nhà cung cấp, nhân viên và các bên liên quan khác
của bạn • Kiểm toán bên ngoài và nội bộ nếu hệ thống hiện có của bạn
• Hồ sơ kế toán về lãi và lỗ
• Dữ liệu từ các công cụ có sẵn và thước đo cho thấy các xu hướng hiện tại
• Khả năng của bạn để đáp ứng các kết quả dự kiến ​​dựa trên hồ sơ thành tích trước đây của bạn

Cắt lỗ

Cắt lỗ đúng phương pháp sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều thời gian, công sức, lẫn tiền bạc. Cải tiến liên tục cũng đòi hỏi phải đáp ứng các tiêu chuẩn ISO cần thiết, cắt giảm tổn thất và tăng doanh thu của bạn theo những cách sau:
• Thay thế thiết bị cũ bằng máy móc và chương trình hiệu quả
• Giảm diện tích sàn để cắt giảm chi phí và tránh lãng phí tiền bạc
• Giảm không gian lưu trữ bằng cách áp dụng các hệ thống lưu trữ mới như lưu trữ đám mây
• Tìm giải pháp cho những thất bại trong quá khứ của bạn
• Không ngừng đổi mới để mở ra những hướng đi mới

Tài liệu hoá

Ghi lại quá trình cải tiến liên tục không phải là một việc bắt buộc. Tuy nhiên, tài liệu có thể giúp bạn lưu giữ một số hồ sơ liên quan có thể giúp cải tiến hệ thống quản trị của tổ chức. Với việc cố gắng xác định và kiểm soát các quy trình hoạt động, bạn sẽ luôn đi đúng hướng. Nếu bạn không đạt được mục tiêu trong thời hạn quy định, bạn có thể tham khảo ghi chú của mình và xem bạn đã sai ở đâu trong quá trình thực hiện. Ngoài ra, bạn có thể giải mã xem liệu bạn có đang triển khai một hệ thống bị lỗi ngay từ đầu hay bạn đã không triển khai nó một cách chính xác. Lưu trữ tài liệu liên quan đến việc phát triển và thực hiện một bộ quy trình và xem xét các hoạt động sau:

• Xác định các cơ hội cải tiến khả thi
• Đánh giá, thực hiện và ưu tiên các cơ hội cải tiến
• Xây dựng báo cáo hàng quý
• Lưu trữ hồ sơ

Áp dụng khuôn mẫu ISO

Nếu bạn đang tìm kiếm một kế hoạch cải tiến đáng kể, các khuôn mẫu ISO đươc chuẩn bị sẵn có thể giúp bạn bắt tay nhanh vào công việc, đặc biệt nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu. Bên cạnh việc giúp xác định các ưu tiên của mình, các mẫu này cho phép bạn xác định tiến trình của mình thông qua một bộ công cụ đo lường. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến ​​của chuyên gia ISO / Chất lượng để có thêm thông tin về cách tùy chỉnh các mẫu theo nhu cầu của tổ chức của bạn. Chuyên gia tư vấn ISO cũng sẽ đảm bảo rằng các ưu tiên của bạn phù hợp với các mục tiêu phát triển dài hạn. Mục tiêu chính của việc triển khai hệ thống cải tiến liên tục là nhằm thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng, và sự hài lòng của khách hàng được đo lường bằng sự gia tăng lợi nhuận và doanh thu hàng năm của công ty.

Hành động phòng ngừa

Một kế hoạch hành động phòng ngừa bao gồm việc thực hiện một số bước để loại bỏ nguyên nhân của một lý do tiềm ẩn có thể dẫn đến sự không phù hợp, ngăn ngừa tổn thất và các tình huống không mong muốn khác. Cách tốt nhất để xác định nguyên nhân của sự không tuân thủ là phân tích dữ liệu hiện có, xem xét các báo cáo kiểm toán, đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp và nhận phản hồi từ khách hàng. Thực hiện thẩm định định kỳ và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên cũng có thể giúp loại bỏ những điểm không phù hợp hiện có. Thực hiện các hành động phòng ngừa cần thiết là một cách tuyệt vời để giảm rủi ro và tăng lợi nhuận của bạn.
Vì mọi tổ chức đều là duy nhất, điều quan trọng là xác định một quy trình giải quyết các nhu cầu của tổ chức của bạn. Mặc dù chứng nhận ISO khuyến khích cải tiến liên tục theo thời gian, nhưng nỗ lực của bạn sẽ không có kết quả nếu bạn không loại bỏ sự không phù hợp trong tổ chức của mình.

Quy trình và công cụ quản lý chất lượng của IMI có thể giúp ích như thế nào?

Lợi ích của ISO đối với các doanh nghiệp là vô cùng rõ ràng, tuy nhiên, những lợi ích này phụ thuộc vào việc lên kế hoạch và thực hiện có hiệu quả hay không của doanh nghiệp.

Tại IMI, chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý chất lượng dựa trên mô-đun, với đầy đủ tài liệu khung, hệ thống hoạt động trên đám mây được thiết kế đặc biệt để dễ dàng tuân thủ các tiêu chuẩn ISO. Nó cũng được thiết kế để các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí.

Mô-đun chúng tôi cung cấp:

• Kiểm soát tài liệu
• Quản lý khiếu nại
• Quản lý kiểm toán
• Quản lý rủi ro
• Quản lý Không tuân thủ
• Quản lý đào tạo
• Quản lý các hành động phòng ngừa và khắc phục

Mỗi mô-đun có thể đứng riêng lẻ hoặc tích hợp như một phần của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn cách đạt được các chứng chỉ ISO cho doanh nghiệp của mình, liên tục cải tiển sau khi lấy được chứng chỉ, trải nghiệm công cụ quản lý chất lượng được đội ngũ IMI phát triển, hãy liên hệ ngay hotline  091 653 1957 của IMI.

IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu. 

Chúng tôi cam kết:

Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.

Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.