Sổ Tay Chất Lượng Là Gì Và Tại Sao Tổ Chức Bạn Lại Cần Nó?

Việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng ISO là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và để có lợi thế cạnh tranh bằng doanh số và chất lượng. Nhiều công ty chọn thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (QMS) để đáp ứng các tiêu chuẩn này. Các tổ chức này có thể tạo một sổ tay chất lượng để đảm bảo việc tuân thủ.

Sổ tay chất lượng hiệu quả có thể giúp tổ chức của bạn cải thiện hoạt động chất lượng và đáp ứng hoặc vượt hẳn các yêu cầu của ISO.

Sổ tay chất lượng là gì?

Sổ tay chất lượng là tài liệu cung cấp các hướng dẫn để tổ chức duy trì các quy trình của hệ thống chất lượng và các yêu cầu của QMS của tổ chức.

Ý nghĩa của QMS

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS: Quality Management System) là một tập hợp các quá trình và thủ tục mà một tổ chức sử dụng để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ của mình đáp ứng hoặc vượt quá các yêu cầu của khách hàng và quy định.

Sổ tay chất lượng ISO

Sổ tay chất lượng ISO đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, chẳng hạn như ISO 9001: 2015. Tài liệu này mô tả các chính sách và thủ tục cụ thể cũng như các thông tin liên quan khác mà một tổ chức tuân thủ để đáp ứng yêu cầu tuân thủ ISO, cải thiện hiệu suất và làm hài lòng khách hàng.

Khi nào là cần thiết một sổ tay chất lượng ISO?

Tài liệu này thường cần thiết khi một tổ chức muốn thiết lập, cải tiến hoặc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của mình.

Để cải thiện hoạt động chất lượng, nhiều tổ chức tạo ra sổ tay chất lượng. Quy trình thủ tục cấp độ II và hướng dẫn hiệu quả có thể giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả, cũng như đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng và các yêu cầu quy định.

Mặc dù việc tạo sổ tay chất lượng không phải là yêu cầu đối với tất cả các doanh nghiệp, nhưng việc tạo tài liệu này có thể là một tài sản quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn, hiểu và giải quyết tình trạng kém hiệu quả, xác định cơ hội cải tiến và điều chỉnh các mục tiêu của công ty.

Lợi ích của việc có Sổ tay chất lượng

Những lợi ích mà sổ tay chất lượng mang lại cho các tổ chức là cực kỳ hữu dụng vì nó giúp tổ chức quản lý chất lượng một cách có hệ thống, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Các lợi thế và lợi ích bổ sung cho các tổ chức có sổ tay chất lượng bao gồm:

• Cải thiện hiệu suất chất lượng
• Tuân thủ các yêu cầu của khách hàng và quy định
• Tăng hiệu quả và năng suất
• Cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác
• Giảm chi phí

Với việc sở hữu sổ tay hướng dẫn hiệu quả để tham khảo, các doanh nghiệp có nhiều khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và đạt được chứng chỉ ISO.

Cách viết Sổ tay Chất lượng và Những gì Bạn Nên Bao gồm

Khi tạo sổ tay chất lượng, điều quan trọng là phải điều chỉnh nó cho phù hợp với tổ chức của bạn và phác thảo các chính sách và thủ tục đáp ứng các yêu cầu ISO hiện hành.

Mẹo viết

Khi nói đến việc tạo ra hệ thống của riêng bạn với sổ tay chất lượng ISO 9001 phù hợp, quá trình này có thể sẽ khác nhau đối với mọi doanh nghiệp. Thực hiện các bước đúng đắn ngay từ đầu sẽ giúp bạn luôn có tổ chức và đảm bảo bạn có mọi thứ cần thiết để đáp ứng các mục tiêu chất lượng của mình.

Dưới đây là một số mẹo để bắt đầu viết sổ tay chất lượng đặt đúng kỳ vọng:

• Xác định cấu trúc và định dạng sổ tay của bạn sẽ có
• Tạo một dàn ý
• Liệt kê các chính sách bạn sẽ cần viết
• Viết ra các chính sách, thủ tục và thuật ngữ có liên quan
• Soạn thảo hướng dẫn sử dụng của bạn
• Nhận ý kiến ​​đóng góp về bản nháp từ tất cả các phòng ban
• Duy trì thái độ cải tiến liên tục và sửa đổi
• Sắp xếp lựa chọn tổ chức chứng nhận để đánh giá sổ tay chất lượng và hiệu suất của công ty bạn theo các tiêu chuẩn ISO
• Nhận được sự chấp thuận chính thức và phát hành

Nên bao gồm gì trong sổ tay?

Nội dung cụ thể của sổ tay hướng dẫn và QMS của bạn sẽ phụ thuộc vào tiêu chuẩn ISO nào bạn đang cố gắng đáp ứng và bản chất của doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, có nhiều yếu tố phổ biến có xu hướng xuất hiện trong sổ tay chất lượng, chẳng hạn như:

• Sơ đồ tổ chức
• Tuyên bố chính sách cho các yêu cầu tiêu chuẩn áp dụng
• Giải thích chi tiết về cách công ty của bạn cấu trúc tài liệu như thế nào
• Thủ tục điều hành
• Định nghĩa của thuật ngữ liên quan đến ngành
• Kiểm toán nội bộ
• Kiểm toán bên ngoài
• Đánh giá của ban quản lý
• Bối cảnh công ty (liên quan đến văn hóa công ty và sự tham gia của cộng đồng)
• Các lĩnh vực cải thiện (và các minh chứng về hành động khắc phục)
• Chính sách chất lượng của bạn, bao gồm mục đích và phạm vi của nó

Khi bạn viết sổ tay hướng dẫn của riêng tổ chức mình, bạn có thể thấy rằng nội dung của nó có thể sẽ khác với danh sách này; điều quan trọng cần ghi nhớ là sổ tay chất lượng của bạn cuối cùng phải đáp ứng được mục đích của nó trong việc cung cấp tài liệu thích hợp để đáp ứng tiêu chuẩn ISO mà bạn lựa chọn.

Cập nhật Sổ tay Chất lượng

Sổ tay chất lượng cần được xem xét, kiểm tra lại các nội dung thường xuyên để đảm bảo rằng nó luôn được cập nhật. Tần suất đánh giá và cập nhật sẽ phụ thuộc vào những thay đổi xảy ra trong tổ chức. Nói chung, sổ tay của bạn nên được xem xét ít nhất một lần mỗi năm.

Cải thiện tiêu chuẩn chất lượng của bạn với IMI

Để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng ISO, bạn sẽ cần phải trải qua các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài từ một đánh giá viên đủ năng lực. Bạn có thể thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ với IMI để đảm bảo QMS và sổ tay chất lượng của bạn đáp ứng các quy định của ISO trước khi tổ chức đánh giá ngoài của bạn hoàn thành các cuộc đánh giá chứng nhận / giám sát.

Khi đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng của bạn, chúng tôi sẽ đi sâu để khám phá bất kỳ khía cạnh cải tiến nào để bạn có thể thực hiện hành động khắc phục trước khi thực hiện đợt kiểm toán bên ngoài. Chúng tôi sẽ giúp bạn đảm bảo QMS giải quyết triệt để các hoạt động của tổ chức và đáp ứng các tiêu chuẩn chứng nhận.

Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn cách đạt được các chứng chỉ ISO cho doanh nghiệp của mình, liên tục cải tiển sau khi lấy được chứng chỉ, trải nghiệm công cụ quản lý chất lượng được đội ngũ IMI phát triển, hãy liên hệ ngay hotline  091 653 1957 của IMI.

IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu. 

Chúng tôi cam kết:

Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.

Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.