Liệu ISO Có Còn Hữu Ích Cho Doanh Nghiệp Của Bạn?

Điều đầu tiên và là điều chắc chắn nhất: ISO giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng 

Có thể bạn đã nghe nói về “5 câu hỏi tại sao”, đây là một kĩ thuật được phát triển vào những năm 1930 bởi Sakichi Toyoda, người sáng lập ra gã khổng lồ công nghiệp Toyota, kĩ thuật này được sáng tạo ra với mục đích đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề!

Và dưới đây là 6 “câu hỏi tại sao” của chúng tôi để làm nổi bật điều có thể ngăn việc phát triển về lợi nhuận và giảm chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Rõ ràng việc đạt được chứng chỉ ISO giúp tăng trưởng kinh doanh thông qua việc xác định các vấn đề về sản phẩm hoặc dịch vụ có thể do các quy trình và hệ thống bị lỗi.

Hãy tự hỏi bản thân mình rằng:

• Tại sao doanh nghiệp đang mất dần khách hàng?
• Tại sao bạn không hiểu được các tiêu chuẩn ISO?
• Tại sao các tiêu chuẩn ISO khó thực hiện?
• Tại sao người tư vấn trước lại gây thất vọng với bạn?
• Tại sao doanh nghiệp không đáp ứng được thời hạn?
• Tại sao tôi không biết liệu mình có tuân thủ các tiêu chuẩn hay không?

Nếu bạn liên tục cập nhật và đầu tư vào hệ thống quản lý của mình, thì khách hàng sẽ trung thành với doanh nghiệp bạn vì hệ thống quản lý của bạn sẽ làm giảm việc trả lại sản phẩm hoặc giảm số lượng khiếu nại của khách hàng. Mặt khác, nếu có sự gia tăng các lỗi sản phẩm hoặc dịch vụ, trả lại hàng và khiếu nại của khách hàng, điều này cuối cùng có thể làm ô uế hình ảnh chuyên nghiệp của bạn, gây tổn hại đến danh tiếng của bạn và dẫn đến mất doanh thu, mất hợp đồng cũng như mất luôn niềm tin của khách hàng.

Khách hàng và niềm tin của họ là chìa khóa để mở ra tiềm năng cho doanh nghiệp bạn. Do đó, hệ thống quản lí ISO sẽ tiêu chuẩn hóa và chính thức hóa tài liệu của bạn đồng thời cho các đối thủ cạnh tranh thấy rằng bạn đang duy trì các tiêu chuẩn quốc tế và đang tìm cách liên tục cải tiến.

Hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn ISO

Rõ ràng các tiêu chuẩn ISO không được viết theo một cách dễ hiểu. Tuy nhiên, vẫn có các tiêu chuẩn ISO bổ sung có thể giúp làm rõ ràng hơn mọi thứ, ví dụ: ISO 9001: 2015 là các yêu cầu cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn mà bạn có thể đã biết. Trong khi ISO / TS 9002: 2016 cung cấp hướng dẫn về mục đích của các yêu cầu trong ISO 9001: 2015 để thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Hầu hết các yêu cầu ISO đều có hướng dẫn về mục đích là nội dung khi triển khai, vì vậy đừng quá coi thường những yêu cầu đó, vì nó luôn sẵn sàng trợ giúp cho bạn.

Chuyên gia tư vấn ISO có thể là những người tuyệt vời để cung cấp lời khuyên và hướng dẫn về cách triển khai hệ thống quản lý. Tuy nhiên, đó không phải là điều cần thiết nhất; tất cả chúng ta đều phải bắt đầu từ một nơi nào đó và bị ném vào cuối vực sâu mà không hề có kiến thức từ trước! Điều đó nói lên rằng một nhà tư vấn có thể lấp đầy những khoảng trống và đón nhận những thách thức mà doanh nghiệp có đủ kỹ năng để thực hiện. Tất nhiên, cần có một khoản đầu tư nhỏ, nhưng chi phí này để đổi lại sự tăng trưởng và mở rộng kinh doanh của tổ chức là điều không cần bàn cãi.

Chi phí ngắn hạn chính là bằng đầu tư dài hạn.

Giúp triển khai theo tốc độ riêng của bạn

         Thực tế rằng việc triển khai bất kỳ dự án nào cũng thường dựa trên chi phí, thời gian và công sức. Quy mô doanh nghiệp của bạn sẽ ảnh hưởng đến chi phí của dự án, chẳng hạn như sẽ mất thời gian trong bao lâu và bạn muốn cam kết bao nhiêu nỗ lực với nó. Tôi mong đợi việc triển khai sẽ được hoàn thành trong vòng 3-6 tháng, nhưng dĩ nhiên nó cũng có thể mất nhiều thời gian hơn tùy thuộc vào độ phức tạp hoặc số lượng ISO bạn muốn. Nó cũng sẽ phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ lãnh đạo cao nhất như Giám đốc điều hành, Giám đốc, chủ sở hữu doanh nghiệp và mong muốn của họ để đạt được tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.

         Bạn có thể có những hạn chế về thời gian,chẳng hạn bạn được yêu cầu phải đạt được chứng chỉ trong một khoảng thời gian nhất định do một dự án đặc biệt hoặc một hợp đồng đang chờ xử lý mà bạn bắt buộc phải có chứng chỉ đó. Do đó, đây là nơi mà một nhà tư vấn có thể có ích cho bạn, vì họ sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình một cách hợp lý và đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng để đáp ứng tất cả các cột mốc quan trọng đối với chứng nhận.

Chuyên gia tư vấn ISO vừa qua làm bạn thất vọng

         “Mất quá nhiều thời gian”, “không giao tiếp”, “kỳ vọng không thực tế” là một số cảm nhận chúng tôi được nghe kể trong một số sự kiện kết nối khi các khách hàng của chúng tôi chia sẻ về đơn vị tư vấn họ vừa hợp tác. 

         Việc lấy lại sự tin tưởng lần nữa có thể khó khăn, nhưng may mắn thay, có nhiều cách khác nhau để khám phá liệu bạn đã chọn đúng nhà tư vấn hay chưa. Dưới đây là một số cách giúp bạn chọn đúng chuyên gia:

• Thực hiện một số thẩm định. Ví dụ: họ là công ty trách nhiệm hữu hạn hay doanh nghiệp độc tư, họ có đăng ký VAT không, họ có đang hoạt động trên các phương tiện truyền thông xã hội như LinkedIn hoặc Facebook không.
• Hãy nhìn vào trang web của họ, nó có cập nhật không, blog, bản tin, thông tin có liên quan không.
• Thiết lập một cuộc họp: Làm việc với một nhà tư vấn là tìm hiểu tất cả về mối quan hệ. Ví dụ: nhà tư vấn có phù hợp không, họ có dễ gần không.
• Kiểm tra bằng cấp ISO, tư cách thành viên, họ có tài liệu tham khảo hoặc danh mục khách hàng không.

Nếu đó là một nhà tư vấn mới, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của họ từ các vai trò trước đây được thu thập theo thời gian và tất nhiên là bằng cấp ISO.

Đặt ra các mốc và mục tiêu của dự án trong giai đoạn đề xuất sẽ xác định những gì được yêu cầu bởi cả hai bên. Nó cũng sẽ loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào về trách nhiệm của nhà tư vấn để đảm bảo họ đáp ứng kỳ vọng của bạn trong việc đạt được chứng chỉ ISO.

Chú ý tránh trễ hạn!

         Thời hạn đáp ứng và đạt được sự hài lòng của khách hàng nên là trọng tâm của tất cả các doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, khách hàng của bạn chọn quay lại doanh nghiệp vì mối liên hệ giữa họ với nhân viên và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 

         Ngoài ra, thời hạn có thể bị bỏ lỡ bởi nhiều lý do khác nhau như thiếu sự lãnh đạo, thất bại trong các quy trình, nhân viên được đào tạo kém hoặc bố trí không đúng chỗ. Do đó, các tiêu chuẩn ISO cung cấp cho bạn các công cụ để đáp ứng các thời hạn đó bằng cách:

• Cải thiện giao tiếp bên trong và bên ngoài
• Đặt mục tiêu
• Phân tích và quản lý rủi ro đối với doanh nghiệp
• Thực hiện đánh giá nội bộ về các quy trình
• Rà soát hệ thống quản lý
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng và cải tiến liên tục

Tuân thủ pháp lý!

Thi hành và tuân theo các quy định là một yếu tố cực kỳ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bạn luôn muốn đảm bảo, bảo vệ doanh nghiệp, nhân viên, khách hàng và sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp.

Thêm vào đó, làm việc với tiêu chuẩn ISO sẽ cung cấp các yêu cầu cần thiết để đạt được tiêu chuẩn, đạt được chứng nhận và duy trì sự tuân thủ. Nó sẽ làm cho bạn nhìn vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn và xem xét những điều như:

• Những gì doanh nghiệp của bạn làm.
• Xác định những vấn đề bên trong và bên ngoài doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.
• Khám phá và hiểu nhu cầu cũng như mong đợi của những người quan tâm đến doanh nghiệp của bạn.
• Lãnh đạo và cam kết
• Sự hỗ trợ như nguồn lực, năng lực
• Hoạt động điều hành

Các tiêu chuẩn ISO có nhiều lợi ích khác nhau, nó sẽ giúp đỡ và hỗ trợ các doanh nghiệp từ các lĩnh vực thuộc mọi quy mô khác nhau, điều này có thể mang lại cho bạn lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh, nâng cao danh tiếng của bạn, tăng lợi nhuận, giảm lỗ và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Nhưng lợi ích quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào là về sự hài lòng của khách hàng và cải tiến liên tục.

Những câu hỏi tại sao sẽ giúp ích cho tổ chức bạn rất nhiều

Nói một cách đơn giản ý nghĩa của 6 “câu hỏi tại sao” sẽ:

• Giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn tập trung vào việc lập kế hoạch trước để đảm bảo rằng bạn có các nguồn lực và kiến thức phù hợp trong tổ chức của mình nhằm cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo họ sẽ quay trở lại.
• Cung cấp cho bạn các công cụ để hiểu rõ hơn về những gì cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn, chẳng hạn như việc sử dụng Chuyên gia tư vấn, đó là những người sẽ đưa tiêu chuẩn ISO vào ngữ cảnh sẽ dễ hiểu hơn.
• Đơn giản hóa quy trình thực hiện bằng cách tham gia với Chuyên gia tư vấn, người có thể giải thích các tiêu chuẩn bằng các thuật ngữ dễ hiểu và nâng cao trình độ của bạn.
• Xác nhận trình độ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của Nhà tư vấn bằng cách đồng ý các mục tiêu và chỉ tiêu thực hiện để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn.
• Cải thiện thời hạn họp với sự tham gia của nhân viên bằng cách xác định vai trò, trách nhiệm chính của họ, khuyến khích truyền thông nội bộ thông qua việc đánh giá nội bộ phân tích và quản lý rủi ro.
• Đảm bảo rằng bạn tuân thủ pháp luật, tuân theo các quy định áp dụng cho doanh nghiệp của bạn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên quan tâm khác. 

Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn liệu doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi ích gì từ chứng chỉ ISO hay không, hãy liên hệ ngay hotline  091 653 1957 của IMI.

IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu. 

Chúng tôi cam kết:

Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.

Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.