7 công cụ quản lý chất lượng tốt nhất để cải tiến quy trình

Trong thời đại 4.0 hiện nay, quản lý chất lượng nổi lên như một lĩnh vực chuyên môn khi các tổ chức hiểu được tầm quan trọng của việc phải cung cấp các sản phẩm và dịch vụ ở mức tối ưu. Nhiều tổ chức bắt đầu sử dụng nhiều công cụ quản lý chất lượng khác nhau. Trước đó, trọng tâm chính của tất cả các công ty là sản xuất đúng thời hạn. Miễn là việc giao hàng diễn ra đúng thời hạn nhất định thì mọi thứ khác không thành vấn đề. Theo thời gian, họ nhận ra rằng sự hài lòng của khách hàng không chỉ dựa trên việc giao hàng đúng hạn. Trên thực tế, nó tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ với chất lượng vượt trội.

Đây là những gì mà quản lý chất lượng quan tâm đến. Quản lý chất lượng là một tập hợp các công cụ và quy trình được sử dụng bởi các tổ chức thuộc mọi quy mô trong nhiều ngành công nghiệp để giúp họ cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao và nhất quán đúng thời hạn. Quản lý chất lượng có một số lợi ích sẽ được chúng tôi thảo luận trong bài viết dưới đây. Ngoài ra chúng tôi cũng nói về các công cụ cơ bản cần thiết nhất trong quy trình quản lý chất lượng.

Lợi ích của các công cụ quản lý chất lượng

Các công cụ quản lý chất lượng có rất nhiều lợi ích khi được thực hiện một cách chính xác. Khi mục tiêu chính của các tổ chức là làm việc chăm chỉ chứ không phải thông minh, từ đó tạo ra một môi trường khuyến khích năng suất và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một số ưu điểm được biết đến rộng rãi nhất của các công cụ quản lý chất lượng là:

• Các công cụ quản lý chất lượng là những lựa chọn hiệu quả về chi phí. Trong nghiên cứu do Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế và Kinh doanh thực hiện, người ta ghi nhận rằng lợi ích của việc đầu tư vào hệ thống quản lý chất lượng mang lại gấp mười sáu lần cho tổ chức. Đối với mỗi đô la đầu tư vào một công cụ quản lý chất lượng,  tổ chức đã tiết kiệm được 16 đô la . Họ cũng tăng biên lợi nhuận thêm 3 đô la.
• Các công cụ quản lý chất lượng giúp cải thiện sự hài lòng của người dùng cuối. Vì mục tiêu chính của quản lý chất lượng là cải thiện chất lượng của việc bàn giao sản phẩm, nên nó dẫn đến việc cải thiện mức độ hài lòng của người dùng cuối hoặc khách hàng.
• Các công cụ quản lý chất lượng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động. Các công cụ quản lý chất lượng bao gồm các phương pháp loại bỏ các sai sót và tập trung vào việc cải tiến các quá trình. Bằng cách này, các đội nhóm và toàn tổ chức có thể hoạt động theo cách hiệu quả hơn.
• Các công cụ quản lý chất lượng nâng cao năng suất. Các công cụ quản lý chất lượng giúp nhân viên loại bỏ khả năng mắc lỗi và giảm thời gian thực hiện nhiệm vụ. Điều này thúc đẩy đội nhóm và giúp tăng năng suất.
• Các công cụ quản lý chất lượng giúp giảm thiểu lãng phí. Có nhiều loại lãng phí khác nhau mà một tổ chức có thể phải gánh chịu như lãng phí thời gian, nhân lực, năng lượng, tài sản vật chất, v.v. Các công cụ quản lý chất lượng tối ưu hóa các quy trình, từ đó giúp giảm lãng phí một cách đáng kể.

Có rất nhiều lợi ích đi kèm khi sử dụng các công cụ quản lý chất lượng. Chúng giúp giảm thiểu sai sót, tạo ra một môi trường làm việc và văn hóa có định hướng hơn, cải thiện giao tiếp, giúp các công ty duy trì sự tuân thủ và hơn thế nữa. Việc áp dụng công cụ quản lý chất lượng phù hợp có thể giúp các công ty tiết kiệm nhiều thời gian và nguồn lực, cải thiện chất lượng tổng thể của quá trình và phân phối, cũng như tạo ra ROI cao. Dưới đây là một số công cụ quản lý chất lượng được sử dụng phổ biến nhất mà IMI khuyên bạn nên áp dụng cho tổ chức của mình.

7 Công cụ Quản lý Chất lượng Cơ bản 

Các công cụ quản lý chất lượng được liệt kê dưới đây được Kaoru Ishikawa, người có công trong việc tạo ra cách thức quản lý chất lượng tổng thể và tối đa hóa năng suất bằng cách cải thiện chất lượng giao hàng trong ngành sản xuất. Bảy công cụ quản lý chất lượng cơ bản này bao gồm:

• Sơ đồ nhân quả hoặc sơ đồ Xương cá
• Bảng kiểm soát
• Biểu đồ Pareto
• Phương pháp phân tầng
• Bảng kiểm
• Biểu đồ
• Sơ đồ phân tán

Sơ đồ xương cá

Kaoru Ishikawa đã tạo ra sơ đồ Xương cá hay sơ đồ nhân quả. Nó được tạo ra như một phương tiện nhằm mục đích giải quyết vấn đề. Sơ đồ còn được gọi là sơ đồ Xương cá vì nó giống hình xương cá khi hoàn thành. Sơ đồ nguyên nhân và kết quả liệt kê một vấn đề và sau đó liệt kê các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề và ảnh hưởng hoặc kết quả của nó.

Vấn đề chính ảnh hưởng đến chất lượng được liệt kê ở phía bên phải của sơ đồ và tất cả các nguyên nhân có thể dẫn đến sự cố được liệt kê nằm ở phía bên trái. 

Bảng kiểm soát

Bảng kiểm soát được sử dụng để duy trì sự đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó sẽ tập hợp tất cả dữ liệu lịch sử để tạo đường chất lượng trung bình được vẽ trên biểu đồ. Các giới hạn khác được thêm vào biểu đồ (cả trên và dưới) bằng cách sử dụng dữ liệu để xem loại biến thiên nào đang diễn ra. Khi các biến thiên đã được liệt kê trên biểu đồ, các chuyên gia quản lý chất lượng hoặc chuyên gia đảm bảo chất lượng có thể tìm ra nguyên nhân, cả tích cực và tiêu cực, đang ảnh hưởng đến quá trình.

Bảng kiểm soát giúp theo dõi chất lượng của việc giao hàng và mong đợi từ người dùng cuối hoặc khách hàng. Nó giúp tạo ra một kết quả có thể dự đoán được với mỗi lần giao hàng và giúp nhóm quản lý chất lượng xác định các biến tiêu cực cần được khắc phục hoặc loại bỏ.

Biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto còn được gọi là quy tắc 80-20 của quản lý chất lượng. Ở đây, các tổ chức giả định rằng 80% các vấn đề mà họ phải đối mặt với quản lý chất lượng trong bất kỳ quá trình nào là do 20% trong các nguyên nhân quan trọng gây ra. 

Biểu đồ Pareto là sự kết hợp của biểu đồ đường và biểu đồ cột. Các giá trị được hiển thị bằng cách sử dụng biểu đồ cột trong biểu đồ Pareto và biểu đồ đường thể hiện tổng tác động. Bằng cách này, các tổ chức có thể tìm ra nguyên nhân lớn nhất gây ra các vấn đề về chất lượng và thực hiện các biện pháp để giảm thiểu chúng.

Sự phân tầng

Sư phân tầng được sử dụng để phân chia các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến chất lượng bàn giao sản phẩm thành các nhóm riêng biệt. Tất cả dữ liệu thu thập được được tách ra để tạo thành và quan sát các mẫu khác nhau của các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng. Phương pháp phân tầng được sử dụng rộng rãi để phân tích dữ liệu trong đảm bảo chất lượng.

Bảng kiểm

Bảng kiểm tra là một công cụ quản lý và đảm bảo chất lượng được sử dụng để tìm tần suất của một lỗi hoặc vấn đề hoặc một giá trị cụ thể. Điều này giúp dễ dàng phát hiện ra các lỗi hoặc mẫu hình gây ra lỗi và nhược điểm, cũng như tần suất xuất hiện của chúng trong một quy trình. Tạo một bảng kiểm tra rất đơn giản, nó đồng thời cũng khá dễ hiểu. Nó thường được sử dụng như một công cụ sơ bộ cho các công cụ khác trong quản lý chất lượng vì nó đơn giản hóa toàn bộ quá trình xác định vấn đề.

Biểu đồ

Biểu đồ giúp các nhà phân tích chất lượng và các chuyên gia quản lý phân tích chính xác các loại thông tin khác nhau mà họ có sẵn trên các nhóm dữ liệu khác nhau để giúp tạo ra các biện pháp kiểm soát nhằm cải thiện chất lượng của bất kỳ quy trình nào.

Một mẫu được lấy và chia thành các nhóm khác nhau, sau đó tần suất của dữ liệu được tính toán. Điều này giúp xác định các lĩnh vực cải tiến trong một quy trình. Các khu vực hoạt động kém hiển thị với tần suất ít hơn trên biểu đồ và các chuyên gia quản lý chất lượng sau đó có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và giải quyết nó.

Biểu đồ phân tán

Một biểu đồ phân tán được sử dụng để tìm mối quan hệ giữa A và B. Ví dụ, nếu B đang gặp vấn đề với việc đóng gói, một biểu đồ phân tán có thể được sử dụng để tìm nguyên nhân A, là lý do chính khiến B xảy ra. Bằng cách này, tất cả các tác nhân có thể gây ra các khiếm khuyết đối với chất lượng của sản phẩm hoặc quá trình có thể được xác định một cách dễ dàng, sau đó các chuyên gia quản lý chất lượng có thể tạo ra và thực hiện các giải pháp tập trung để giải quyết nguyên nhân chính.

Lời kết

Quản lý chất lượng dựa trên việc liên tục cải tiến tất cả các quá trình, tổ chức cần thường xuyên theo dõi chúng và tìm ra bất kỳ sai sót hoặc khiếm khuyết nào. Về vấn đề con người, các chuyên gia quản lý chất lượng làm việc với tổ chức cần được chứng nhận để có kiến ​​thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện các thay đổi chu đáo và có giá trị đối với quá trình sản xuất và phát triển để tổ chức có thể bàn giao sản phẩm ở mức tối ưu, thường xuyên và nhất quán.

Tại IMI, chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý chất lượng dựa trên mô-đun, với đầy đủ tài liệu khung, hệ thống hoạt động trên đám mây được thiết kế đặc biệt để dễ dàng tuân thủ các tiêu chuẩn ISO. Nó cũng được thiết kế để các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí.

Mô-đun chúng tôi cung cấp:

• Kiểm soát tài liệu
• Quản lý khiếu nại
• Quản lý kiểm toán
• Quản lý rủi ro
• Quản lý Không tuân thủ
• Quản lý đào tạo
• Quản lý các hành động phòng ngừa và khắc phục

Mỗi mô-đun có thể đứng riêng lẻ hoặc tích hợp như một phần của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn cách đạt được ISO 9001 cho doanh nghiệp của mình và trải nghiệm công cụ quản lý chất lượng được đội ngũ IMI phát triển, hãy liên hệ ngay hotline  091 653 1957 của IMI.

IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu. 

Chúng tôi cam kết:

Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.

Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.