Kiểm Toán ISO Từ Xa, Tại Sao Không?

Thời gian đang dần thay đổi. Liệu bạn cần tôi nhắc lại điều đó lần nữa hay không? 

Một môi trường mới, nơi mà mỗi chúng ta đang sống hiện nay đã tác động đến ngành Quản lý Chất lượng của chúng tôi. Do đó, hình thức làm việc tại nhà, làm việc linh hoạt, làm việc ở nhà trong bộ pijama của bạn là một kiểu bình thường mới. Và thật may mắn rằng ngành công nghiệp của chúng taluôn gắn với mục tiêu giúp các doanh nghiệp tiếp tục cung cấp dịch vụ và sản phẩm trên khắp thế giới. Đồng thời vẫn duy trì được hiệu lực các chứng chỉ ISO của chúng tôi. 

Mặc dù không có quy định nào chống lại điều đó, nhưng việc tiến hành kiểm toán chứng nhận ISO hoặc bất kỳ cuộc đánh giá nội bộ ISO nào từ xa đã không được số đông nhiệt tình chấp nhận. Tuy nhiên, thời điểm hiện tại đang buộc các tổ chức phải suy nghĩ lại và làm mọi thứ theo chiều hướng khác đi. Hiện nay nhiều người cho rằng kiểm toán viên không thể thực sự thấu đáo khi không nắm trong tay một tập tài liệu, không đứng trước một người được đánh giá hoặc một nhóm người. Nhưng trên thực tế, chúng tôi thậm chí có thể chắc chắn rằng đây là một cuộc kiểm toán có sự tập trung hơn so với khi thực hiện các kiểm toán tại chỗ.

Trước khi lên kế hoạch kiểm toán từ xa, bạn cần hiểu những lợi ích và bất lợi của nó. Vì vậy, sau khi đọc những điều dưới đây, bạn hãy quyết định xem kiểm toán từ xa có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không. Nếu có, hãy chuyển sang 5 bước hướng dẫn của chúng tôi để sẵn sàng cho cuộc kiểm toán ISO. 

Lợi ích:

• Kiểm toán từ xa giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn:

Thực tế cho thấy rằng khi kiểm toán viên đi tới một địa điểm nào đó, các chi tiết nhỏ sẽ làm mất thời gian. Những việc như hỏi xem bạn thế nào, hay việc đi vào phòng họp, thiết lập PC hoặc công nghệ sẽ mất nhiều thời gian. 

• Quy trình của bạn sẽ được xem xét kỹ lưỡng:

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp trước tài liệu cho kiểm toán viên. Họ sẽ xem xét các tài liệu của bạn bên ngoài cuộc kiểm toán, với mục đích chuẩn bị cho cuộc kiểm toán hoặc để đảm bảo rằng các tài liệu phù hợp với những gì họ đã thấy hoặc đã nghe trong cuộc kiểm toán đó.

• Có sự chuẩn bị tốt hơn:

Nếu chuẩn bị đúng cách, quản lý quy trình và đội ngũ ưu tú của bạn sẽ được chuẩn bị tốt hơn, bởi vì khi đã chuẩn bị sẵn sàng cho việc kiểm toán trực tuyến, bạn sẽ nhận thấy rằng quản lý quy trình của bạn sẽ bắt nhịp hơn với những cái mà họ cần và chắc chắn nắm bắt nhanh hơn mức độ quan trọng của quy trình dựa trên các minh chứng có sẵn. 

• Giảm chi phí:

Việc thực hiện kiểm toán trực tuyến sẽ giúp giảm chi phí đi lại và thậm chí là những bữa trưa mà bạn phải cung cấp cho kiểm toán viên của mình.

Nhược điểm

• Các vấn đề về vật chất có thể bị bỏ qua một cách dễ dàng:

Ví dụ như kiểm toán viên có thể bỏ lỡ nhãn dán hiệu chuẩn hoặc không nhìn thấy các vấn đề tiềm ẩn hay sự an toàn trong công ty.

• Tài liệu của bạn có thể được xem xét quá kỹ:

Kiểm toán viên có thể tập trung quá lâu vào việc xem và sắp xếp tài liệu hơn là kiểm tra tính hiệu quả của quá trình. 

• Những nhân viên có kỹ năng máy tính kém sẽ có thể gặp khó khăn:

Họ sẽ cảm thấy sự phức tạp khi đăng nhập vào một cuộc gọi hội nghị, facetime hoặc một tình huống từ xa nào đó. Những nhân viên đó cũng có thể cảm thấy khó khăn khi chia sẻ tài liệu trực tuyến do đó họ sẽ cần phải thực hành trước thời gian kiểm toán.

• Ngoài ra các phương pháp phụ thuộc vào giấy tờ sẽ phải được chú ý nhiều hơn:

Chẳng hạn nếu như bạn không có các bản ghi điện tử, bạn sẽ phải quét chúng, chụp ảnh và gửi cho kiểm toán viên.

Bây giờ, sau khi đã tìm hiểu kĩ những điều trên, tôi chắc chắn rằng một số các bạn đang háo hức lập kế hoạch kiểm toán từ xa nhưng có một số bạn vẫn chưa sẵn sàng cho việc đó.

Vậy, nếu bạn chưa sẵn sàng hoặc tin rằng đánh giá từ xa là phù hợp với công ty của mình, bạn hãy thảo luận vấn đề này với những người khác để có ý kiến thứ hai. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi email cho chúng tôi bất cứ lúc nào và đương nhiên chúng tôi sẽ giúp bạn quyết định tốt hơn hoặc ít nhất là cung cấp thêm thông tin cho bạn.

Đối với những người đã muốn tham gia thì dưới đây là 5 bước hướng dẫn chuyên nghiệp để giúp bạn sẵn sàng cho một cuộc kiểm toán từ xa sắp tới:

5 bước Chuẩn bị cho cuộc kiểm toán trực tuyến của bạn

Chúng ta đang sử dụng những công cụ nào? Như thường lệ, bạn cần phải cố gắng kiểm soát công việc kiểm toán của mình, vì vậy hãy chủ động và chọn công cụ hay các ứng dụng hội nghị trực tuyến mà bạn thích hoặc công ty của bạn hiện đang sử dụng (ví dụ như  Zoom, Webex, GoTo Meeting, Google Hangouts, Skype, Teams, …)

Nếu kiểm toán viên đã đưa ra một công cụ để sử dụng, bạn hãy truy cập và tải ứng dụng xuống máy tính của bạn và kiểm tra nó. Để đảm bảo rằng ứng dụng được hoạt động trong mạng hoặc hệ thống của bạn và bạn có thể điều chỉnh nó. Bạn sẽ phải chỉ bảo lại cho những người khác trong tổ chức của bạn cách sử dụng ứng dụng đó.

Luôn sẵn sàng sử dụng “video” cho các hội thảo qua hình ảnh.

Hãy đảm bảo rằng micrô và âm thanh của máy tính hoạt động bình thường.

Hãy chắc chắn mọi người đã luyện tập chia sẻ tài liệu của họ trực tuyến với nhau, quét chúng nếu cần, chụp ảnh và biết cách chia sẻ màn hình của họ.

Có kế hoạch B nếu mạng của bạn bị lỗi hoặc ứng dụng họp ban đầu không hoạt động, chẳng hạn như Facetime, WhatsApp , …

Luôn luôn linh hoạt và lạc quan, thích ứng với mọi tình huống

Luôn có sẵn các thiết bị di động nếu cuộc kiểm toán đó bao gồm chuyến tham quan khu vực sản xuất, và các thiết bị sẽ được sử dụng luôn phải được chuẩn bị sẵn sàng. 

1. Mỗi đánh giá viên đều có những sự yêu thích, không thích khác nhau, vì vậy đương nhiên những người đánh giá họ cũng sẽ cảm thấy khác nhau, do đó hãy luôn chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho điều đó.
   
2. Chuẩn bị sẵn sàng tài liệu của bạn
   
   Bạn đã có danh sách tất cả các tài liệu và hồ sơ của mình chưa? Hãy giúp đánh giá viên của bạn dễ dàng biết được tài liệu và hồ sơ nào hiện có. Điều này cũng sẽ giúp bạn luôn có sự tổ chức trong công việc. 
   
   Đơn đặt hàng, báo giá, PO của khách hàng, tài liệu mua hàng của bạn, danh sách nhà cung cấp được phê duyệt, hồ sơ, nhật ký nhận hàng, hồ sơ kiểm soát chất lượng, biên bản đánh giá của ban quản lý, hồ sơ đánh giá nội bộ, hồ sơ biện pháp khắc phục (các biểu mẫu đã điền, hoàn thành), thủ tục hoặc kế hoạch chất lượng nếu bạn có chúng, KPI mục tiêu chất lượng mới nhất (số liệu), … 
   
   Kiểm tra với từng chủ sở hữu quy trình để đảm bảo rằng tài liệu và hồ sơ của họ có thể truy cập được và dễ dàng tìm lại khi được yêu cầu. Không nên để đánh giá viên chờ đợi quá lâu.
   
3. Chuẩn bị cho quy trình của bạn và xem xét quy trình của phía kiểm toán
   
   Có sự thay đổi gì trong quá trình của kiểm toán không?
   
   Có các chỉ số hoạt động chính hay chưa? Nếu có, chúng là gì và làm thế nào để đánh giá đối với kế hoạch của kiểm toán?
   
   Các tài liệu của bạn có thực sự chứng minh được những gì bạn làm không?
   
   Bạn có nhân viên mới không? Nếu có thì nhân viên đã được đào tạo phù hợp chưa? Những nhân viên đó có hiểu vai trò của họ trong hệ thống chất lượng, chính sách của bản thân và công ty hay mục tiêu chất lượng không?
4. Đảm bảo rằng tất cả các biện pháp khắc phục của bạn đã được hoàn tất
   
   Bạn cần biết liệu các biện pháp điểu chỉnh của bạn đã hoàn thành hay chưa. Nếu chưa, hãy đảm bảo rằng bạn có lý do chính đáng để giữ họ tiếp tục ở lại. Nếu chúng vẫn còn rắc rối, hãy xem lại một số vấn đề để chắc chắn chúng đã được thực hiện một cách thích hợp.
   
   Quan trọng nhất, việc xác minh tính hiệu quả liệu có được chấp nhận không? Và sự cố này có thể xảy ra một lần nữa không?
   
5. Bước bổ sung: Thực hiện đánh giá quản lý
   
   Nếu bạn đã thực hiện đánh giá quản lý theo kế hoạch của mình thì đừng để bản thân bị cảm thấy cần phải có thêm một cuộc họp khác. Tuy nhiên, một cuộc họp cũng có thể là ý tưởng hay, vì ít nhất nó cũng đưa ra được cách mà các doanh nghiệp đang đối phó lại với cuộc khủng hoảng COVID-19.
   
   Đảm bảo rằng ban lãnh đạo của bạn đã tham gia hoặc đã cam kết với hệ thống. Nhưng nếu chưa thì bạn có thể  khiến họ cam kết với hệ thống đó bằng cách nào?
   
   Cập nhật Bối cảnh của Tổ chức – thảo luận xem tình hình hiện tại có ảnh hưởng đến kỳ vọng của các bên liên quan hay không và cách mà các doanh nghiệp đang đối phó với những nhu cầu cũng như kỳ vọng hiện tại đó.
   
   Các mục tiêu chất lượng luôn phải được cập nhật kịp thời và phải biết các mục tiêu đó có thể sẽ bị ảnh hưởng như thế nào.
   
   Kiểm tra lại rằng tất cả các yêu cầu đầu vào đều đã có sẵn ở đó.

Tóm lại, nếu bạn thật sự quan tâm tới 5 bước hướng dẫn của chúng tôi, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn đã có thể nắm được từ 2 đến 5 bước. Vì đơn giản rằng đó là những cái mà bạn cần để luôn sẵn sàng cho một cuộc kiểm toán thường xuyên tại chỗ. Sự khác biệt duy nhất là ở bước 1. Vì vậy, hãy thực hiện theo lời khuyên của chúng tôi để giúp việc kiểm toán trực tuyến ( từ xa) của bạn được diễn ra một cách suôn sẻ. 

Quy trình 5 bước để phục vụ cho một kỳ kiểm toán từ xa của IMI sẽ hỗ trợ đắc lực để bạn vạch ra lộ trình chinh phục một cách dễ dàng hơn. Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn hãy liên hệ ngay hotline  091 653 1957 của IMI.

IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu. 

Chúng tôi cam kết:

Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.

Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.