Làm Thế Nào Để Tuân Thủ ISO 9001 Khi Làm Việc Từ Xa
Trong thời gian đại dịch Covid-19 vừa qua, ngày càng có nhiều tổ chức hơn có nhân viên làm việc tại nhà và điều này đòi hỏi bạn phải suy nghĩ kỹ để đảm bảo tuân thủ Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) ISO 9001: 2015 của bạn. Làm thế nào để tổ chức của bạn đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng phù hợp để làm việc, giao tiếp và họp hành được thiết lập, đồng thời có đủ năng lực hoạt động mà vẫn đảm bảo an ninh. May mắn thay, ISO 9001 có một số yêu cầu cần đáp ứng liên quan đến cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc và giao tiếp, điều này sẽ giúp bạn cân nhắc những gì cần áp dụng để hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục trong trường hợp này.
Các điều khoản ISO 9001 có liên quan dành cho nhân viên làm việc từ xa
Điều khoản 7.1.3 – Cơ sở hạ tầng
Điều khoản 7.1.4 – Môi trường làm việc
Điều khoản 7.4 – Giao tiếp
Điều khoản 7.1.3 – Cơ sở hạ tầng
Cơ sở hạ tầng là yếu tố cần cân nhắc khi làm việc từ xa, và nó liên quan đến các vị trí làm việc, thiết bị và công nghệ thông tin cần thiết để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ. Khi tất cả mọi người cùng ở trong một tòa nhà, điều này sẽ dễ quản lý hơn nhiều, nhưng khi bạn xử lý một tình huống làm việc từ xa, bạn cần cân nhắc đến tác động đến cơ sở hạ tầng của bạn bởi những người ở cùng nhà.
Một trong những điều đầu tiên bạn cần nghĩ đến, khi nói đến những người làm việc tại nhà, là khả năng xảy ra các vấn đề và rủi ro với cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) và an ninh mạng. Nếu đó là một mối quan tâm đáng kể đối với bạn, thì việc điều tra các nhu cầu đối với Hệ thống quản lý an toàn thông tin (ISMS) có thể là cần thiết và đối với điều này thì cũng có một tiêu chuẩn ISO là ISO 27001. Tuy nhiên, nếu một hệ thống ISMS đầy đủ không cần thiết đối với bạn, vẫn có một số rủi ro về cơ sở hạ tầng CNTT mà bạn nên xem xét.
Trong vấn đề CNTT, bạn cần đảm bảo rằng mọi người có phần cứng cần thiết để thực hiện công việc của họ. Ví dụ, nếu ở công ty bạn có cung cấp máy tính và kết nối internet an toàn, chúng sẽ không thể truy cập được từ xa, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng những hoạt động làm việc không bị gián đoạn vì vấn đề này. Cùng với đó, hãy cân nhắc xem mọi người có phần mềm phù hợp để thực hiện công việc của họ hay không, bao gồm cả phần mềm bổ sung như phần mềm hội nghị từ xa hoặc mạng riêng ảo (VPN) để bảo mật internet. Ngoài ra, các dịch vụ đám mây có đủ để chia sẻ thông tin cần thiết giữa các nhân viên hay bạn cần điều gì đó đặc thù để thực hiện công việc của mình, chẳng hạn như một ổ đĩa an toàn tại công ty của bạn với quyền truy cập VPN?
Cũng có thể bạn có các vấn đề quan tâm về cơ sở hạ tầng đặc biệt cho riêng tình huống của bạn, nhưng vẫn có một số đặc điểm chung sẽ ảnh hưởng nhiều hơn đến môi trường vận hành các quy trình (còn được gọi là môi trường làm việc). Ví dụ, liệu nhân viên có các nguồn lực vật chất cần thiết để thiết lập văn phòng tại nhà của họ, chẳng hạn như bàn hoặc ghế không?
Điều khoản 7.1.4 – Môi trường làm việc
Cùng với cơ sở hạ tầng, bạn nên quan tâm đến môi trường làm việc tại nhà. Như đã nêu trong ISO 9001, một môi trường phù hợp bao gồm sự kết hợp của cả yếu tố vật lý và con người, bao gồm cả các khía cạnh xã hội và tâm lý của công việc. Giống như cơ sở hạ tầng, điều này sẽ thay đổi rất nhiều khi chúng ta làm việc từ xa.
Mặc dù có thể không thể kiểm soát các yếu tố vật lý khi mọi người không ở trong tòa nhà của bạn, chẳng hạn như nhiệt độ, luồng không khí và vệ sinh, nhưng bạn chắc chắn có thể hướng dẫn nhân viên thiết lập một không gian làm việc an toàn về mặt công thái học. Các yếu tố xã hội cũng có thể áp dụng điều tương tự, bằng cách cho phép và khuyến khích nhân viên tiếp tục tương tác với những đồng nghiệp khác ngay cả trong trạng thái làm việc từ xa.
Khi nói đến yếu tố con người, đây có thể là một trong những mối quan tâm lớn nhất khi chúng ta làm việc tại nhà và có thể là một trong những vấn đề khó giải quyết nhất. Hãy suy nghĩ cách bạn sẽ hỗ trợ nhân viên thế nào trong việc giảm căng thẳng, ngăn ngừa kiệt sức và bảo vệ tinh thần trong khi họ tiếp tục làm việc từ xa. Các giải pháp có thể bao gồm từ hỗ trợ các kiến thức, tư vấn về những lo lắng tâm lý, đến cung cấp thông tin liên lạc và hỗ trợ thêm cho những nhân viên đang vật lộn với cuộc sống bị cách ly của họ. Điều quan trọng là bạn phải chấp nhận rằng một số công việc có thể mất nhiều thời gian hơn và một số nhân viên có thể tìm kiếm sự trợ giúp để giải quyết vấn đề tâm lý khi làm việc tại nhà. Bạn cần tìm những cách phù hợp để hỗ trợ sức khỏe tinh thần của nhân viên vì điều này có thể trở thành ưu tiên chính cho tính liên tục của doanh nghiệp bạn.
Điều khoản 7.4 – Giao tiếp
Sau cơ sở hạ tầng, một trong những cân nhắc lớn nhất đối với công việc từ xa là đảm bảo thông tin liên lạc phù hợp với thực trạng mới này. Giao tiếp và giáo dục đã được đề cập trong phần cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc của bài viết này. Ví dụ: bạn có thể cần xem xét triển khai phần mềm để liên lạc từ xa hoặc phát triển các hướng dẫn và đào tạo đội ngũ về cách sử dụng cơ sở hạ tầng mới.
Ngoài ra, khi không thể ghé qua bàn của nhân viên để hướng dẫn hoặc làm rõ nhiệm vụ công việc, việc tìm kiếm các kênh giao tiếp mới là rất quan trọng. Bạn cần thiết lập các cuộc gọi cập nhật tình hình định kỳ để đảm bảo sự thông suốt trong liên lạc và loại bỏ các tình huống hiểu nhầm. Việc tuân thủ về mặt giao tiếp sẽ bao gồm các cân nhắc về cách thức giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên, giao tiếp giữa người quản lý với nhân viên, giao tiếp giữa quản lý cấp cao với ban giám đốc và giao tiếp bổ sung với khách hàng và nhà cung cấp.
Đừng bỏ qua việc tuân thủ ISO 9001 hoặc các tiêu chuẩn ISO khác của bạn
Điều quan trọng trong quá trình thay đổi sang làm việc từ xa là bạn phải sử dụng mọi phương tiện có thể để đảm bảo tính liên tục của hoạt động. Việc sử dụng các tiêu chuẩn ISO sẽ rất hữu ích như đã được trình bày trong bài viết Làm Thế Nào Để Tuân Thủ ISO 9001 Khi Làm Việc Từ Xa. Điều quan trọng bạn cần nhớ là mục đích của các tiêu chuẩn ISO không phải là làm gia tăng các chi phí phức tạp và chi phí chung, mà là để giúp các tổ chức giải quyết các vấn đề phát sinh. Chuyển sang làm việc tại nhà là một vấn đề cần được giải quyết và các tiêu chuẩn ISO có thể giúp đảm bảo rằng bạn thực hiện điều này thông qua các phương pháp đã được kiểm chứng.
Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn cách tuân thủ ISO 9001 khi làm việc từ xa cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay hotline 091 653 1957 của IMI.
IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu.
Chúng tôi cam kết:
Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.
Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.