Tất Tần Tật Về Hệ Thống ISO
Bạn có đang thắc mắc về khái niệm Hệ thống quản lý ISO là gì không?
Có phải bạn đang cần triển khai Hệ thống quản lý ISO vào doanh nghiệp của mình. Bạn có đang tra cứu Internet hàng giờ liền, vò đầu bứt tóc để cố gắng tìm hiểu Tiêu chuẩn ISO trên thực tế là gì và tất cả các con số đó có ý nghĩa như thế nào không? Họ đã thực sự phát hành 50001 phiên bản của những tiêu chuẩn này sao? Trong suốt chặng đường tìm kiếm, bạn đã bắt gặp những cụm từ mơ hồ như “giúp cải thiện hiệu quả” và “thúc đẩy cải tiến liên tục”, nhưng không có cụm từ nào trong số này đưa ra hình ảnh rõ ràng về cách thức hoạt động của Hệ thống quản lý ISO trong thực tế. Bạn đã hỏi xung quanh, nhưng thậm chí không ai nghe nói về ISO, cũng như nhận ra tầm quan trọng và sự phổ biến của chúng trong cuộc sống hàng ngày. Lúc này, bạn thật sự cảm thấy lạc lối.
Hiện nay, đa số mọi người thường gặp phải sự nhầm lẫn giống nhau khi lần đầu tiên tiếp xúc với thế giới của Hệ thống quản lý ISO.
Nhưng, bạn không cần phải lo lắng.
Bài chia sẻ này được viết với mục đích biến bất kỳ ai tham gia hay xây dựng Hệ thống quản lý thành một người hiểu biết, luôn cập nhật thông tin đầy đủ và sẵn sàng đưa ra những quyết định có thể sẽ ảnh hưởng đến sự thành công và tăng trưởng trong tương lai của doanh nghiệp.
Vậy, Hệ thống quản lý là gì và tại sao doanh nghiệp nên cần có một Hệ thống quản lý?
Chúng ta hãy bắt đầu với một phép loại suy. Hãy tưởng tượng bạn đang lái chiếc ô tô của mình đến một địa điểm mà bạn chưa từng đến trước đây. Tốt nhất, bạn sẽ có một ý tưởng sơ bộ về cách đi đến đó – cần đi qua những tuyến đường nào, những điểm mốc cần tìm, nhưng bạn lại không thể chắc chắn về điều đó. Tệ nhất, bạn sẽ phải lên đường và hy vọng rằng có một hoặc hai biển báo sẽ xuất hiện trên đường để giúp bạn đi đúng hướng mà không cần biết hành trình sẽ mất bao lâu.
Bây giờ, hãy tưởng tượng rằng bạn có một vệ tinh điều hướng. Giả sử như tất cả các phỏng đoán đã biến mất. Đột nhiên, bạn thấy rõ lộ trình với nhiều tuyến đường mà nó sẽ đưa bạn đến đích chính xác của mình, có cả những điểm giao thông cần chú ý và cả những công trình đường đang thi công mà bạn có thể gặp phải trên đường đi.
Nhờ vệ tinh điều hướng, bạn có thể ước tính thời gian của hành trình và có thể đảm bảo rằng nếu bạn lái xe lại tuyến đường này, bạn sẽ luôn đến đúng vị trí vào một thời điểm xác định.
Hơn thế nữa, vệ tinh cũng giúp bạn giữ an toàn. Đồng thời nó sẽ cảnh báo bạn về những khúc cua gấp, những thay đổi về tốc độ và những chỗ giao nhau.
Tóm lại, vệ tinh điều hướng cũng giống như Hệ thống quản lý. Hệ thống Quản lý đảm bảo cho bạn có đúng quy trình, nhóm của bạn sẽ được đào tạo và nhận thức đầy đủ về cách thực hiện hiệu quả dịch vụ của bạn và đạt được các mục tiêu. Thêm vào đó, hệ thống quản lý cũng giúp bạn nhất quán trong những gì bạn làm, tiến tới đích theo cách an toàn nhất có thể và giảm thiểu lãng phí tài nguyên.
Quy trình và Thủ tục
Nói một cách thực tế, Hệ thống quản lý bao gồm một số quy trình và thủ tục mà một doanh nghiệp sẽ phải tuân theo khi họ tiến hành cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình. Chức năng của các hướng dẫn Hệ thống Quản lý là giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu nhất định, trong đó những mục tiêu phổ biến nhất là:
- Việc cung cấp các dịch vụ và sản phẩm phải nhất quán với chất lượng cao
- Giảm thiểu tác động tới môi trường
- Đảm bảo bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa bảo mật thông tin khác nhau như vi rút và tin tặc
- Bảo vệ sức khoẻ và hạnh phúc của người lao động
- Sử dụng năng lượng hiệu quả
- Giảm thiểu rủi ro và hư hỏng về an toàn thực phẩm
Đối với mỗi mục tiêu này sẽ có một Tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý riêng, chủ đề này sẽ được thảo luận chi tiết hơn ở phần sau. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng bây giờ bạn đã nắm được ý tưởng về Hệ thống quản lý là gì và chúng có thể mang lại những lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn.
ISO là ai và Tiêu chuẩn ISO là gì?
ISO là tên được đặt cho Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Nếu bạn đã nghiên cứu về ISO, chắc hẳn bạn có thể đã biết rằng ISO có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp, từ “isos” có nghĩa là bình đẳng. Về cơ bản, ISO là một tổ chức nhằm tạo ra sự nhất quán trong cách thức hoạt động của các doanh nghiệp trên toàn thế giới, cung cấp các dịch vụ và sản phẩm chất lượng tốt nhất cho người tiêu dùng.
Đây là một liên bang phi chính phủ bao gồm đại diện từ 164 cơ quan Tiêu chuẩn quốc gia họp tại trụ sở chính ở Geneva mỗi năm một lần để cung cấp kiến thức chuyên môn mang tầm quốc tế và phát triển các Tiêu chuẩn công nghiệp dựa trên sự đồng thuận. Theo thứ tự, các Tiêu chuẩn này được đưa ra với mục đích giúp các doanh nghiệp đưa Hệ thống quản lý hiệu quả vào hoạt động của họ.
Hiện nay, tiêu chuẩn ISO đã có ở khắp mọi nơi. Cho đến nay, ISO đã đưa ra hơn 22.000 Tiêu chuẩn quốc tế và các tài liệu liên quan bao gồm hầu hết các ngành – từ an toàn thực phẩm đến máy tính, chăm sóc sức khỏe đến các công nghệ mới. Vì vậy, chính điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính bạn đang sử dụng để xem bài viết này có thể đã được xây dựng theo hướng dẫn của Tiêu chuẩn ISO.
Ngoài ra, bản thân các Tiêu chuẩn ISO cũng là tài liệu làm nền tảng cho Hệ thống quản lý. Họ trình bày chi tiết các yêu cầu và thông số kỹ thuật cho các doanh nghiệp để đảm bảo họ có Hệ thống quản lý đầy đủ chức năng.
Bộ tiêu chuẩn ISO
Tiêu chuẩn ISO được trình ra hàng loạt, còn được gọi là bộ. Điều này có nghĩa là chúng bao gồm các phiên bản khác nhau của cùng một Tiêu chuẩn.
Ví dụ, ISO 9000 thường được gọi là một bộ. ISO 9001 là phiên bản cần được chứng nhận vì nó chỉ rõ các yêu cầu cơ bản mà bạn phải đáp ứng để triển khai Hệ thống quản lý để chứng tỏ rằng bạn có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhất quán, cũng như luật áp dụng và các yêu cầu đã được quy định.
Khi triển khai Hệ thống quản lý 9001, bạn có thể chọn áp dụng các hình thức thực hành được mô tả trong ISO 9004 vì hệ thống này được thiết kế để làm cho hệ thống quản lý chất lượng của bạn hiệu quả hơn trong việc đạt được các mục tiêu và mục đích kinh doanh của bạn. Đồng thời nó cũng cung cấp các hướng dẫn để nâng cao khả năng đạt được bền vững của tổ chức sự thành công.
Sau đó, có các bộ hướng dẫn hỗ trợ khác, chẳng hạn như ISO 19011 (hướng dẫn về đánh giá Hệ thống quản lý) có thể có giá trị vì nó cung cấp hướng dẫn về chương trình đánh giá, việc tiến hành đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài cũng như thông tin về năng lực đánh giá viên.
Cập nhật
ISO liên tục xem xét và cập nhật nội dung của Tiêu chuẩn ISO và trung bình, phát hành phiên bản Tiêu chuẩn mới mỗi 3-5 năm một lần, nhưng thời gian đó cũng có thể lâu hơn. Lý do các Tiêu chuẩn ISO được thể hiện bằng các con số là vì các con số trên thế giới đều giống nhau nên không cần phải dịch từ quốc gia này sang quốc gia khác. Vì vậy, mỗi bên liên quan, ở bất kể vị trí nào cũng có thể đánh giá đúng Tiêu chuẩn mà bạn tuân theo chỉ bằng cách xem số ISO liên quan trên tài liệu tiếp thị của bạn. Trong ví dụ của bộ 9000, mã số này đại diện cho các Tiêu chuẩn liên quan đến quản lý chất lượng.
Chứng nhận ISO
Để sử dụng Tiêu chuẩn ISO một cách có hiệu quả thì bạn phải được cấp chứng nhận. Để làm được điều này, một doanh nghiệp phải có đủ khả năng chứng minh sự tuân thủ của họ đối với các yêu cầu đã đặt ra trước một đánh giá viên đủ năng lực.
Các doanh nghiệp có Hệ thống quản lý ISO được chứng nhận tại chỗ không chỉ nhận được những lợi ích đã thảo luận trước đó mà còn có được lòng tin hơn đối với khách hàng vì điều đó cho thấy rằng họ đã chứng minh được mức độ hoạt động được quốc tế công nhận. Điều này có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp đang tìm cách thắng thầu.
Ví dụ về các tiêu chuẩn ISO
Bạn có thể đã gặp những tiêu chuẩn này trước đây, nhưng để đề phòng thì dưới đây là bản phác thảo rất ngắn gọn về các Tiêu chuẩn ISO phổ biến nhất.
Đầu tiên là Tiêu chuẩn ISO 9001. Đây là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận về quản lý chất lượng. Nó đã được hơn 1 triệu doanh nghiệp sử dụng và đảm bảo rằng họ luôn cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
Một tiêu chuẩn ISO phổ biến khác là 14001 – Quản lý môi trường. Với những mối đe dọa rất thực tế do biến đổi khí hậu gây ra, điều quan trọng hơn bao giờ hết đối với các doanh nghiệp là hạn chế tác động đến môi trường của họ và tiêu chuẩn này nhằm mục đích đạt được điều đó, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Trong thế giới hiện đại, việc xử lý dữ liệu là thực tế phổ biến và tiềm ẩn nhiều cơ hội cho các mối đe dọa bảo mật thông tin làm hỏng hoặc đánh cắp dữ liệu của khách hàng. Do đó tiêu chuẩn ISO 27001 – Quản lý Bảo mật Thông tin được ra đời nhằm giúp đảm bảo rằng dữ liệu này luôn được bảo vệ cho dù trực tuyến hay ngoại tuyến.
ISO 45001 là tiêu chuẩn cuối cùng mà chúng tôi sẽ đề cập đến. Đây là tiêu chuẩn quốc tế về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc thực hiện nó giúp các doanh nghiệp giảm thiểu khả năng xảy ra tai nạn và vi phạm pháp luật.
Tư vấn ISO
Tiêu chuẩn ISO không phải là tài liệu quen thuộc với nhiều người dùng trên thế giới. Chúng bao hàm một danh sách các kỳ vọng có thể dễ dàng bị hiểu sai lệch bởi người dùng. Vì vậy, bạn có thể không muốn phải đau đầu khi tự mình triển khai một trong những hệ thống này. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO sẽ tốn nhiều công sức, thậm chí trả giá cho những lần thử và sai. Xét cho cùng, tốt nhất bạn nên sử dụng thời gian và năng lượng này cho việc điều hành doanh nghiệp của bạn.
Vì vậy, đây là lúc mà việc tư vấn ISO bắt đầu phát huy tác dụng. Các chuyên gia tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp triển khai Hệ thống quản lý và đạt được chứng nhận sau này. Sẽ rất thuận lợi nếu có bạn có được sự hỗ trợ của Chuyên gia tư vấn ISO để hướng dẫn bạn qua quy trình và đưa ra lời khuyên thiết thực ở mọi bước của quá trình.
Một Nhà tư vấn ISO giỏi sẽ đánh giá vị trí hiện tại của doanh nghiệp bạn và xác định các bước chính xác bạn cần thực hiện để đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO. Đặc biệt họ biết các tiêu chuẩn từ trong ra ngoài do đó sẽ loại bỏ được mọi phỏng đoán. Điều này giúp tăng tốc độ tiến triển của bạn và hợp lý hóa quá trình có được chứng chỉ ISO.
Tin tưởng vào các chuyên gia
Tại IMI, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp chuyên nghiệp bởi những chuyên gia từng đoạt giải thưởng cho Hệ thống quản lý ISO.
Chuyên gia tư vấn của chúng tôi cung cấp hướng dẫn từng bước để đảm bảo rằng Hệ thống quản lý được triển khai hiệu quả nhất có thể. Chúng tôi đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước đạt được chứng nhận ISO chỉ trong 2 tháng.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết này có nội dung sâu sắc khiến cho bạn cảm thấy tự tin và hiểu rõ hơn khi nói đến chủ đề Hệ thống quản lý ISO, giúp bạn có một quan điểm tích cực và cân nhắc xem Tiêu chuẩn ISO có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.
Nếu bạn còn thắc mắc và cần được tư vấn cách áp dụng và đạt chứng chỉ ISO cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay hotline 091 653 1957 của IMI.
IMI là một trong các tổ chức chuyên tư vấn và hỗ trợ xây dựng hệ thống đạt chứng nhận quốc tế chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi là tổ chức được chứng nhận bởi Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định và có kết nối dịch vụ trên toàn cầu.
Chúng tôi cam kết:
Sẽ mang đến cho Quý khách hàng dịch vụ chất lượng vượt trội.
Với Giá tốt nhất – Thời gian nhanh nhất – Dịch vụ chất lượng nhất.